Forum Branży Eventowej

Jak z sukcesem wypromować event

Przygotowanie dobrego eventu obejmuje bardzo wiele zadań, jednak promocja jest jednym z kluczowych. Co z tego, że koncepcja wydarzenia będzie świeża i porywająca, a wszystkie detale organizacji dopracowane do perfekcji, jeśli nie dowie się o nim odpowiednio szeroka publiczność? Jeśli frekwencja nie dopisze, event będzie klapą. Jeśli natomiast impreza będzie sukcesem, ale nie doczeka się relacji w mediach, efektywność działań eventowych też nie będzie duża.

Promocja w Internecie

Pierwszym zadaniem jest wykonanie specjalnej strony wydarzenia, czyli jego landing page. Będzie ona informowała o tym gdzie, kiedy i co się wydarzy. Warto zamieścić dane kontaktowe lub specjalny formularz do zadawania pytań. Dzięki temu powstać może lista osób zainteresowanych eventem. Im ciekawsza i bardziej atrakcyjna będzie treść strony, tym większa szansa, że zachęci ona internautów do udziału w imprezie.

Media społecznościowe to idealny kanał do promowania eventów. W zasadzie prowadzenie promocji na Facebooku jest dziś obowiązkowe. Można w tym celu stworzyć osobne „wydarzenie” albo i cały fanpage imprezy. W informowaniu o evencie pomocna będzie też sieć kontaktów. Dodatkowo bardzo skuteczna jest reklama płatna na Facebooku, która dzięki targetowaniu dotrze do właściwej grupy docelowej. Jeszcze innym trafnym pomysłem jest zorganizowanie konkursu dotyczącego wydarzenia. Natomiast Twitter to świetne narzędzie już do relacjonowania imprezy (podstawą jest używanie odpowiednich hashtagów). Z kolei na Instagramie warto zamieścić relację fotograficzną – bieżącą i poeventową.

Wyjątkowo dobre efekty przynosi także video marketing (np. na YouTube’ie). Nagrywając krótki, ciekawy filmik zapraszający do udziału w evencie, trzeba przede wszystkim skupić się na korzyściach i kierować przekaz do określonego odbiorcy. Podczas samego wydarzenia konieczne jest dokumentowanie jego przebiegu i rejestrowanie opinii uczestników. Nagrania przydadzą się do poeventowych relacji i będą dalej pracować na wizerunek firmy, marki czy samego eventu (zwłaszcza jeśli to impreza cykliczna).

Promocja w mediach tradycyjnych

Oczywiście świat nie ogranicza się (na razie) do rzeczywistości wirtualnej, dlatego użycie tzw. kanałów tradycyjnych nadal może przynieść doskonałe wyniki. Zawsze trzeba dobrać formy promocji do grupy docelowej wydarzenia i zastanowić się, gdzie ich najłatwiej znaleźć. Duże znaczenie ma też budżet – z reguły reklama on-line jest dużo tańsza. Z tradycyjnych form promocji eventu najczęściej wybierane są reklamy w prasie, radiu, telewizji, billboardy zewnętrzne, akcje reklamowe organizowane przy udziale partnerów czy gadżety reklamowe. Trzeba rozważyć, czy wydarzenie jest na tyle duże i atrakcyjne, by inwestować w kampanie ogólnopolską czy lepiej zwrócić się do mediów regionalnych.

Niektórym eventom warto zafundować reklamę outdoorową w zupełnie niebanalnym wydaniu. Niecodzienne, intrygujące instalacje w nietypowych miejscach to coś co przyciąga uwagę, robi szum w Internecie i wzbudza zainteresowanie mediów.

Dziennikarze

Promocja i reklama przygotowana przez organizatora to jedno, jednak o prestiżu wydarzenia świadczy to, jak wiele mediów zamieści o nim informacje niereklamowe. Wbrew pozorom dobrze zapowiadający się event nie oznacza od razu wielkiego zainteresowania mediów. Polski rynek eventowy jest coraz bardziej bogaty i dziennikarze mają w czym przebierać. Jak sprawić, żeby zamieścili informacje o planowanym wydarzeniu, jak zachęcić do przyjścia i zrelacjonowania go? Przede wszystkim należy zastanowić się, do jakich mediów warto się zwrócić, na kim nam zależy i kto może być zainteresowany danym eventem (media lokalne, ogólnopolskie, a może branżowe). Możliwe też, że któreś z nich zgodzi się objąć patronat medialny nad imprezą.

Następnym krokiem jest przygotowanie dla dziennikarzy gotowej do publikacji, zwięzłej, ale i intrygującej notki prasowej. Musi się ona wyróżniać wśród masy innych, które tego dnia już otrzymali. Załączenie ciekawych zdjęć lub materiałów video to też dobra praktyka. Komplet materiałów trzeba wysłać odpowiednio wcześniej. A dla przedstawicieli mediów, którzy odwiedzą wydarzenie, należy stworzyć odpowiednią teczkę prasową z materiałami dotyczącymi eventu, tak aby ułatwić im napisanie recenzji.