Forum Branży Eventowej

Checklista eventu, czyli zbawienna lista kontrolna

Zrobienie dobrego eventu wymaga wielu umiejętności. Trzeba planować, organizować, koordynować, przewidywać, co może pójść nie tak i mieć w zanadrzu plan B, C i najlepiej D. Lista zadań do wykonania jest długa, a za sprawą stopnia ich złożoności łatwo można się pogubić i zapomnieć nawet o podstawowych kwestiach. Dodatkowo pomysły i plany często ewoluują, co jeszcze bardziej komplikuje prawidłową organizację wydarzenia. Jak to wszystko ogarnąć? Remedium na chaos to checklista eventu.

Jak się do tego zabrać?

Na początek wystarczy kartka papieru lub jej elektroniczny odpowiednik. Należy spisać tam wszystkie główne kategorie spraw, jakimi trzeba się zająć, czyli np.: lokalizacja/obiekt, catering, ochrona, artyści itd. Następnie duże kategorie trzeba podzielić na bardziej szczegółowe punkty. Dla pełnego obrazu warto dodać także perspektywę czasową, a więc określić, kiedy każde zadanie ma być zakończone.

Organizacją eventu zajmuje się z reguły więcej jak jedna osoba, dlatego taki wspólny dokument pozwala na sprawniejsze działanie. Dzięki niemu wszyscy dokładnie się orientują, co zostało już zrobione, czym i w jakiej kolejności należy jeszcze się zająć oraz czy w planach nie zaszły jakieś zmiany. Jeśli przy projekcie pracuje nowicjusz, jemu checklista szczególnie ułatwi odnalezienie się w realizacji wydarzenia.

Organizacją eventu zajmuje się z reguły więcej jak jedna osoba, dlatego taki wspólny dokument pozwala na sprawniejsze działanie. Dzięki niemu wszyscy dokładnie się orientują, co zostało już zrobione, czym i w jakiej kolejności należy jeszcze się zająć oraz czy w planach nie zaszły jakieś zmiany. Jeśli przy projekcie pracuje nowicjusz, jemu checklista szczególnie ułatwi odnalezienie się w realizacji wydarzenia.

Lista kontrolna jest też ważnym narzędziem śledzenia postępów w przygotowaniach eventu. Jeśli są one zbyt wolne, nie da się tego ukryć. Kiedy będzie to dla wszystkich oczywiste, tempo pracy zapewne wzrośnie. Jeśli natomiast zadania realizowane są zgodnie z harmonogramem, odpowiedzialne za to osoby zyskują spokój i satysfakcję. Takie rozwiązanie ułatwia również ustalanie priorytetów.

Pomocne narzędzia

Jest ich oczywiście sporo i trzeba je dobrać do swoich potrzeb, preferencji oraz budżetu (duża część jest bezpłatna). Podstawowym narzędziem jest Google Drive, który oprócz tego, że umożliwia tworzenie list kontrolnych, zapewnia też miejsce na wszelkie dokumenty związane z eventem (także logotypy partnerów, prezentacje, filmy video itd.) i dostęp do nich uprawnionych osób. Inne proste aplikacje przeznaczone do przygotowywania harmonogramu zadań to Trello, Evernote czy Asana. Są oczywiście osoby, które najlepiej czują się, pracując na starym dobrym Excelu i oczywiście on również spełni swoje zadanie.

Na koniec warto dodać, że planowanie i realizacja kolejnych eventów z czasem staje się coraz mniej skomplikowana. Zwłaszcza jeśli w krew wejdzie stosowanie checklisty. Jak twierdzą eksperci od eventów, o ile o sukcesie imprezy decyduje pomysł, atrakcje, goście i wiele innych rzeczy, tak niewybaczalne wpadki są zazwyczaj skutkiem niedopilnowania szczegółów.