Realizację działań eventowych można zlecić wyspecjalizowanej w tym agencji eventowej, marketingowej lub PR. Część firm posiada też własnego event menedżera, jednak najczęściej organizacja wydarzenia spada na dział marketingu i ewentualnie pozostałych pracowników. Nie jest to zadanie łatwe, gdyż wymaga skoordynowania wielu elementów oraz przewidywania rozmaitych problemów. W grę wchodzi umiejętna logistyka, kwestie techniczne, odpowiednia komunikacja z podwykonawcami itp. Jak więc się do tego zabrać?
Każdy event powinien mieć jasno sprecyzowany cel. Organizator musi wiedzieć, czy chce wypromować nowy produkt, pozyskać kolejnych klientów, a może zmotywować pracowników do osiągania lepszych wyników. Określenie grupy odbiorców to późniejszy krok – uczestników należy dobrać tak, aby cel został osiągnięty w jak najwyższym stopniu. I to dopiero trafna analiza potrzeb i oczekiwań odbiorców pozwoli na wybranie właściwej formy czy scenariusza eventu.
Teraz czas na decyzję w sprawie wysokości budżetu. Tu wielu organizatorów dostrzega największy problem, jednak można pozyskać środki na realizację planów np. dzięki znalezieniu sponsora, współpracy z różnymi instytucjami czy dzięki środkom unijnym. Poza tym warto mieć świadomość, że choć duże nakłady finansowe pozwolą na większy rozmach, to często i przy małym zaangażowaniu finansowym można osiągnąć założone cele.
Z budżetem wiąże się kwestia terminu, poza sezonem ceny branżowych eventów często są niższe. Trzeba też wziąć pod uwagę, czy w tym samym czasie nie będzie dla wydarzenia jakiejś dużej konkurencji, tzn. innej imprezy, która wpłynie negatywnie na frekwencję. Kolejny punkt to wybór lokalizacji i obiektu odpowiednich do realizacji zaplanowanego eventu.
Doszliśmy do punktu, który zaważy na tym, czy odbiorcy eventu w ogóle się nim zainteresują i zechcą w nim uczestniczyć - to tematyka i program wydarzenia. Warto pogłówkować, by zaproponować coś niesztampowego i wyróżniającego się spośród wielu innych podobnych imprez. Często takim magnesem jest udział znanej i cenionej osobistości.
Świetnym przykładem jest zaproszenie na Forum Branży Eventowej 2018 gen. Romana Polko, który wygłosił prelekcję pt. „Po co planować, skoro żaden plan nie przetrwa konfrontacji z rzeczywistością czyli dlaczego wojsko ćwiczy na serio obronę przed atakiem z Kosmosu?”. Wybitna postać plus intrygujący temat równa się tłumy uczestników i spore zainteresowanie mediów.
Pora zająć się promocją wydarzenia. Wszelkie ważne informacje powinny być podane w atrakcyjny sposób na stronie internetowej firmy, a najlepiej na osobnej landing page. Świetnym kanałem promocyjnym są media społecznościowe, które umiejętnie wykorzystane pozwolą wiadomości o evencie rozprzestrzenić się w sposób wirusowy. Warto zaprosić potencjalnych uczestników za pomocą indywidualnych zaproszeń wysłanych drogą mailową lub tradycyjną (o ile wyrazili wcześniej na to zgodę). Promocja może przebiegać także w prasie, radiu, telewizji, branżowych serwisach internetowych… wszędzie tam, gdzie można spotkać grupę docelową wydarzenia.
Jeszcze inną opcją jest pozyskanie patronów medialnych – w przypadku imprez na małą skalę, najsensowniej jest poszukać partnera wśród lokalnych mediów.
Każdy element eventu, każdy szczegół jego realizacji musi być zaplanowany i skoordynowany z pozostałymi. Odpowiednia scenografia, podkład muzyczny i nagłośnienie, ustawienie sali, sprzętów, rozlokowanie mówców i artystów, obsługa techniczna, catering, rejestracja uczestników, materiały informacyjne, gadżety reklamowe… Warto skorzystać z gotowej checklisty, aby nic nie umknęło.
Trzeba też mieć świadomość, że nawet najprecyzyjniej zaprojektowany event, kiedy dochodzi do fazy realizacji, może potoczyć niezgodnie z planem. Nie wszystko da się przewidzieć, dlatego należy zachować sporą elastyczność, aby móc odpowiednio zareagować na niezaplanowane sytuacje.
Ostatnia, ale bardzo istotna rzecz, o którą opłaca się zadbać podczas przygotowywania eventu. Jego efekty mogą być zwielokrotnione dzięki stworzeniu odpowiedniego contentu i udostępnianiu go w mediach społecznościowych czy innych miejscach w Internecie. Warto zapewnić transmisję wydarzenia on-line, a później zamieścić ciekawe relacje z eventu w formie zdjęć, filmików, opisów tekstowych wraz z wypowiedziami uczestników.